Votre meilleur ami : l'agenda

L'agenda c'est un peu votre copilote du quotidien. C'est votre mémoire externe, celle qui vous permet de ne rien oublier et d'avoir un minimum d'ordre. Voici quelques conseils précieux pour bien choisir cet outil indispensable et pour bien l'utiliser.

Faites le bon choix

Qu'il soit des plus basiques ou qu'il regorge d'ajouts pratico-pratiques, vous avez l'embarras du choix en matière d'agenda. Ne vous limitez cependant pas à un outil essentiellement esthétique. Votre agenda se doit d'être efficace, fonctionnel et facile à consulter. L'agenda le plus pratique vous permettra de parcourir toute votre semaine d'un seul coup d'œil. Des spécialistes de la gestion du temps estiment d'ailleurs que la gestion d'un agenda présentant une page par jour demande en général beaucoup plus de temps. Sans compter que l'utilisateur a tendance à surcharger son emploi du temps, en raison du plus grand espace offert pour une seule journée.

Si vous optez pour l'agenda électronique, prenez d'abord le temps de vous familiariser avec toutes les fonctions et de les maîtriser. Vous éviterez ainsi les catastrophes, du genre la perte de toutes vos données. Si vous venez tout juste de vous convertir à l'électronique, il est conseillé, pour plus de sûreté, de conserver un temps votre agenda papier.

Regroupez vie personnelle et vie professionnelle

Parce qu'on ne vit pas uniquement de travail et d'études, l'agenda sert également à inscrire les activités familiales, les dates d'anniversaire des proches ainsi que les noms des membres de la famille ou des amis qu'il faut appeler. De la même manière, ne négligez pas d'y noter vos activités de loisir et les moments prévus pour la détente. Tout ceci vous aidera à maintenir un équilibre de vie. Il est important de savoir qu'il faut noter toutes vos activités, professionnelles comme personnelles, sur un seul et même agenda. Utiliser différents agendas peut en effet vous plonger dans la désorganisation la plus totale.

Voici d'autres conseils utiles pour une gestion efficace de votre agenda :

  • Ne vous fiez jamais uniquement à votre mémoire. Vous risqueriez d'oublier l'heure exacte d'un rendez-vous, les pages à étudier pour votre examen ou même l'anniversaire d'un proche.
  • Prenez soin de noter immédiatement le moindre changement à l'horaire, le moindre ajout à votre emploi du temps.
  • N'oubliez pas de bien noter les noms, fonctions et coordonnées des personnes que vous devez contacter ou rencontrer.
  • Notez absolument tout. Vous serez ainsi en mesure de voir si votre emploi du temps est surchargé et de rectifier le tir, au besoin.
  • Pour respecter vos engagements professionnels, comme personnels, voyez à garder quelques plages horaires libres. Le conseil des spécialistes : un agenda ne devrait pas être rempli au-delà de 75 %. Cela vous permettra d'avoir une plus grande marge de manœuvre lorsque survient une urgence ou un imprévu. Et il en survient toujours!
  • Associez une couleur à chacune de vos sphères d'activité : une couleur distincte pour le travail, une autre pour la famille, etc. Vous pouvez également surligner les tâches urgentes et prioritaires. Ce qui compte, c'est de faire preuve de constance pour pouvoir repérer immédiatement ce qui vous attend dans votre journée.
  • N'hésitez pas à numéroter vos tâches de la journée ou de la semaine par ordre de priorité. Vous maximiserez ainsi vos plages d'études ou de travail et gagnerez en efficacité.
  • Fixez-vous des objectifs réalistes quant à l'ampleur et au nombre de tâches à accomplir dans votre journée, votre semaine ou votre mois. L'agenda a en effet pour but de vous aider à vous organiser et non de vous démotiver.
  • Évitez de modifier constamment le contenu de votre agenda. Vous finirez par ne plus vous y retrouver et par ne plus être en mesure de bien visualiser et maîtriser votre journée ou votre semaine.
  • Rayez bien votre note une fois la tâche accomplie. Vous aurez le sentiment d'avancer, de progresser et verrez ainsi votre motivation décupler. Il vous sera également plus facile de voir le travail qu'il reste à accomplir. 
  • Utilisez des abréviations ou des codes, même graphiques, pour les activités et tâches récurrentes. Par exemple : R-V pour un rendez-vous, EX pour un examen, etc. En plus d'économiser de l'espace sur votre page, vous décoderez au premier coup d'œil la tâche ou l'activité en question.

Une arme contre le stress

Un agenda bien tenu et bien géré vous permet de :
  • prévoir;
  • anticiper;
  • vous organiser;
  • atteindre vos objectifs;
  • mieux aménager votre temps;
  • établir vos priorités;
  • rattraper les retards accumulés;
  • avoir une vue d'ensemble du travail à effectuer au fil des jours.

Pour une bonne gestion du temps, l'agenda est votre plus sûr allié. À condition de laisser aussi place à l'imprévu, de ne pas confondre urgent et important et de savoir dire non!